Если вы хотите улучшить производительность своего веб-сайта и начали проводить небольшое первоначальное исследование, у вас, вероятно, возникнет несколько вопросов. Один из них, вероятно, «что такое автоматизация форм и нужно ли мне это для моего бизнеса?» В своей простейшей конфигурации автоматизация форм берет информацию, которую вы когда-то заполняли на листе бумаги, и заполняет ее в электронном виде. В более продвинутых версиях автоматизация форм использует собранную информацию для достижения других бизнес-целей.
Вот пример того, как автоматизация форм может помочь бизнесу, который хочет расти.
Допустим, вы страховой агент:
- Клиент звонит в ваш офис и спрашивает расценки.
- Вы пишете по электронной почте или отправляете формы по обычной почте. Клиент распечатывает их, вводит информацию и либо сканирует их в компьютер для отправки по электронной почте, либо отправляет по факсу, либо возвращает их по обычной почте. Любые вложения добавляются к электронному письму, отправляются по факсу или отправляются вместе с формами обычной почтой.
- Ваш офис получает информацию, вводит числа в вашу систему расценок и в конечном итоге получает расценки для клиента.
Неэффективность кажется очевидной, правда? Вместо этого эти три шага можно было бы упростить, чтобы:
- Ваш клиент звонит, и вы даете ему ссылку и пароль на веб-форму. Еще лучше, когда клиент находит ваш веб-сайт и нажимает «получить расценки», что вводит его прямо в форму.
- Клиент заполняет форму, включая электронные подписи, и прикрепляет соответствующие файлы и цифровые изображения.
- Вы получаете электронное уведомление о новом клиенте, и теперь у вас есть вся необходимая информация для быстрого автоматического автоматического предложения цены.
Вместо того чтобы тратить дни на получение предложения, ваш клиент получит его в считанные часы.
Этот простой сценарий объясняет основы автоматизации форм, но это гораздо больше, чем просто онлайн-формы. Прочтите, чтобы узнать, что еще автоматизация форм может предложить.
Подходы к автоматизации форм
Прежде чем мы углубимся во все важные детали, подумайте, что автоматизация форм может использовать два подхода.
- Принципиальный подход относится к типам форм: заявки, контракты, опросы, назначение встреч и многое другое.
- Практический подход относится к программным средствам, автоматизирующим формы.
Чтобы воспользоваться всеми преимуществами автоматизации форм, вам необходимо использовать оба подхода. Создание форм и сбор данных - отличное начало, но их интеграция с остальной частью вашего операционного плана - ключ к разработке действительно всесторонней стратегии.
Автоматизация форм - это только один из способов объединить автоматизацию маркетинга и CRM (управление взаимоотношениями с клиентами). автоматизация в вашу бизнес-стратегию, но это очень важно. Автоматизация форм позволяет собрать все данные, необходимые для успешной общей системы автоматизации.
Преимущества автоматизации форм
Причины, по которым вы можете захотеть автоматизировать формы, могут показаться очевидными на основе приведенных выше примеров, но давайте на всякий случай обрисуем их:
- Вы устраняете расточительность и неэффективность. Сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах, когда им не нужно заниматься доработкой, ожиданием почты и постоянными вопросами, которые возникают из информации, которую ваш клиент предоставил на бумаге.
- Онлайн-формы можно часто и быстро изменять. Бумажные формы необходимо обновлять и распечатывать, что требует времени. Вы можете менять электронные формы ежедневно в зависимости от того, какая информация вам нужна.
- Вы можете настраивать формы и добавлять умные вопросы на основе предыдущих ответов.
- Формы можно заполнять и сразу же отправлять в общий доступ в офисе, что упрощает рабочий процесс. Вы можете привязать формы к своей CRM.
- Поля доступны для поиска - например, найти всех клиентов в Денвере. Или отфильтруйте клиентов по дню рождения, чтобы отправить им поздравление.
- Собранные данные можно превратить в отчеты, которые помогут вам проанализировать клиентскую базу и разработать маркетинговые стратегии.
Как начать автоматизацию форм
Если вы новичок, возможно, имеет смысл немедленно включить автоматизацию форм, начиная с таких основ, как назначение встреч или регистрационные формы.
Клиенты, которые посещают ваш веб-сайт, могут нажать кнопку, которая вызывает вашу форму. Как только они заполнят его и нажмут «Отправить», они сразу же станут частью вашей системы.
Уведомления предупреждают сотрудников, которые занимаются этим аспектом отношений с клиентами. Отсюда вы можете составлять расписания, добавлять клиентов в списки рассылки и предупреждать их о продажах.
Если ваша компания переходит от бумажной системы, обязательно начните автоматизацию форм для новых клиентов и составьте конкретный план по переносу ваших старых файлов в систему. Сканеры и программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) могут помочь вам систематически работать с этими старыми файлами.
Сканирование копий в цифровое хранилище обеспечивает систему резервного копирования на случай повреждения исходных файлов (бумага и чернила в любом случае не вечны). Технология OCR довольно точна и доступна даже для домашнего использования. Наличие цифровых файлов и возможность извлекать из них информацию создает дополнительные возможности.
Что такое программное обеспечение для автоматизации форм
Есть большая разница между доступной онлайн-формой и возможностью автоматизации. Истинная красота автоматизации форм заключается в том, как вы можете использовать информацию в своих интересах.
Например, владелец бизнеса может создать форму в Microsoft Excel и попросить своих клиентов заполнить ее. Затем они могут ссылаться на свои формы при следующем обращении к ним, так что технически их форма автоматизирована.
Но чтобы получить максимальную отдачу от этой технологии, вы хотите извлекать информацию из этих форм и использовать ее для расширения своего бизнеса и обеспечения образцового обслуживания клиентов.
Эти данные могут помочь вам лучше общаться с клиентами, выявлять тенденции, осуществлять перекрестные продажи и предугадывать потребности вашего бизнеса.
На что обращать внимание при использовании программного обеспечения для автоматизации форм
Тип вашего бизнеса и цели определяют, в чем вы хотите искать. программное обеспечение для автоматизации форм. Обратите внимание на следующее:
Настраиваемые формы
Умные формы, как упоминалось ранее, чрезвычайно универсальны. Они включают вопросы, основанные на предыдущих ответах. Ответы «да» или «нет» порождают конкретные вопросы и соответственно направляют клиентов.
Возможность быстро и легко изменять контент дает вам возможность адаптироваться к сезону или тренду. Настройка форм для определенных наборов демографических данных поможет вам выйти на целевой рынок.
Если в программе есть набор шаблонов, вам не нужно начинать с нуля. Выберите нужную информацию и вопросы, которые хотите задать.
Перемещайте вопросы, пока порядок не станет понятным, и перефразируйте их по своему усмотрению. Здесь решающее значение имеет гибкость.
В нашем примере со страховкой, приведенном выше, есть возможность прикрепить фотографии. Также можно прикрепить аудио и видео.
Безопасный обмен
Программное обеспечение для автоматизации форм должно обеспечивать клиентам спокойствие, защищая их информацию от хакеров. Для программного обеспечения критически важно безопасно передавать конфиденциальную информацию через Интернет.
Облачное хранилище
Облачное хранилище избавляет от офиса, полного переполненных картотечных шкафов. Убедитесь, что он обеспечивает быстрый и легкий доступ, а также безопасное резервное копирование в случае сбоя.
Облачные системы могут предлагать возможность работать в автономном режиме и загружать информацию в облако, когда вы будете готовы. Определите, есть ли у вас хотя бы доступ к своим данным в автономном режиме.
Электронные подписи
Если вы заключаете контракты с людьми по всей стране, функция электронной подписи является обязательной. Это важная экономия времени.
интеграцию
Этот аспект выведет ваш бизнес на новый уровень. Вы хотите, чтобы данные вашей формы работали с другими частями вашего бизнеса.
Системы автоматизации маркетинга и CRM используют собранные данные для связи с клиентами в различных триггерные точки. Формы - отличный способ лучше узнать своих клиентов.
Используйте данные, чтобы отправлять информационные бюллетени или формы, побуждать ваших продавцов следить за ними, узнавать, что интересует ваших клиентов, и многое другое. Тщательно продумайте вопросы, которые вы задаете своим клиентам, потому что их ответы могут предоставить ценную информацию.
Готовы внедрить автоматизацию форм?
Теперь, когда у вас есть краткое изложение автоматизации форм, вы готовы изучить конкретные способы, которыми она может принести пользу вашему бизнесу.
Идеальное решение для вашего бизнеса выходит далеко за рамки спасения деревьев. Это устраняет необходимость в вращающемся кресле и экономит ваше время и деньги. Клиенты ожидают отлаженного и эффективного способа взаимодействия.
Автоматизация форм - средство для достижения этой цели. Forms создаст вашу клиентскую базу, подключится к вашим системам автоматизации маркетинга и CRM и предоставит вам безграничные творческие возможности для предоставления наилучших услуг вашим клиентам.
Попробуйте варианты автоматизации форм доступно с SharpSpring или тянуться обращайтесь к нам за дополнительной информацией сегодня.
